He comentado en mas de una ocasión, que atender el telefono, fax, email y redes sociales, nos hace perder un montón de tiempo. Mas de uno de los que estais leyendo el post le ocurrirá lo mismo que me pasaba a mi hasta hace varios meses.

Es imposible concentrarse en una tarea, cuando sona un ring; el politono mas actual de la canción mas querida (y que en breve será la mas odiada) del movil; el aviso que asoma en el ordenador cada vez que recibimos un email de las cuatro o cinco cuentas de correo electrónico que manejamos; llega el cartero; asoma un nuevo fax en la impresora, que de forma misteriosa se ha puesto a funcionar; nos invitan a un evento en facebook, o el hastag del twitter echa humo.

Imposible. no lo dudes.

El efecto es doble: por un lado te impide avanzar en la mas leve tarea que hay que afrontar, creandote un desanimo y  enfado cuando al finalizar el día ves que los papeles importantes se siguen amontonando encima de la mesa. Por mucho que al día siguiente intentes de nuevo afrontar la misma tarea, los sonidos vuelven alrededor de tu puesto de trabajo. Y asi pasan los días, las semanas, meses… la productividad  baja, tu estress aumenta.

¿como he solucionado yo este problema?

Hoy solo os daré una pista, para que pongais en práctica, en relación con el correo electrónico.

Trata al mismo como si fuera la carta que recibes a diario en el buzón. ¿Te imaginas si el cartero cada vez que tiene una carta, va corriendo a tu mesa, te da el sobre, espera que lo abras, lo leas, analices y le des la respuesta de forma inmediata para tu destinatario? No lo creo.

Entonce porque damos un tratamiento mas urgente al correo electrónico. Que yo sepa cualqueir email, puede ser contestado al día siguiente, siendo innecesaria la respuesta inmediata. Si así lo haces, te aseguro que no solo estás haciendo mal el trabajo que interrumpes, sino que además no das la respuesta oportuna al email recibido.

Conclusión: gestiona tu correo electronico.

Lo primero que debes hacer es configurar el mismo para que los correos electrónicos los recibas máximo en dos momentos del día. Ajusta el email para recibir cada 8 horas por ejemplo. De esta forma solo cuando llegue el momento recibirás el mismo.

En segundo lugar, dedica un momento del día para analizar y contestar todo lo relacionado con el email. En mi caso tengo la rutina de leer el mismo nada mas sentarme en la mesa, incluso he cogido la costumbre de empezar 7 minutos antes de la hora para leeer el correo electronico, y contestar o diseñar las respuestas que doy. Del mismo modo al finalizar la jornada vuelvo a recibir una nueva hornada de correos electronicos, que tambien contesto, salvo que la respuesta necesite un cierto analisis, para lo cual pienso en la misma y se contesta al día siguiente.

¿que te parecen los consejos? ¿cual es tu truco?
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=VN1uK1J9yqo[/youtube]